Il contingency plan: cos’è e perché è necessario per eventi aziendali

Il contingency plan: cos’è e perché è necessario per eventi aziendali

Qual è la cosa più importante da considerare quando si pianifica un evento aziendale? Gli imprevisti. È a questo che serve il Contingency Plan, il piano d’emergenza. Ne parliamo in maniera più approfondita con Daniele Melegari, Project Manager del nostro team.

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Significato del contingency plan

D: Che cos’è il contingency plan?

R: Il contingency plan, o più volgarmente detto piano di emergenza, è un programma dettagliato che ogni azienda dovrebbe stilare, redigere e adattare per ogni progetto o investimento che si accinge ad affrontare. Esistono varie forme di contingency plan che si adattano al tipo di attività e di operatività in cui un’azienda è coinvolta. Declinato al settore eventi è un piano di emergenza che stabilisce come intervenire in caso di imprevisti.

Contingency plan: strategie per rimediare agli imprevisti

D: Perché è necessario un contingency plan durante l’organizzazione di un evento?

R: Il contingency plan è più che mai fondamentale in fase di organizzazione, pianificazione ed allestimento di un evento. Spesso, infatti, ci si trova a far fronte ad eventuali emergenze ed imprevisti che potrebbero creare ritardi, problemi o, addirittura, danni. Per mitigare l’entità di questi, ecco che subentra il contingency plan.

D: Puoi farci un esempio?

R: In fase di allestimento di un evento è da mettere in conto che possano verificarsi danni alle strutture dovuti ad errori umani o causati da eventi accidentali. Oppure può capitare di dimenticarsi o di esaurire una parte di materiali necessari all’allestimento. Ovviamente tali materiali devono essere immediatamente rimpiazzati per non tardare con la tabella di marcia. Il ruolo del project manager è quello di preventivare o provvedere a risolvere i danni che si sono verificati. Queste operazioni comportano ovviamente delle spese: qui subentra il fondo o piano di emergenza.

D: In che modo Genius Progetti crea un contingency plan per eventi aziendali?

R: Il modo migliore per avere un contingency plan adatto alle nostre necessità è quello di collaborare con fornitori che prevedano, a loro volta, un piano di emergenza. Che garantiscano quindi alternative valide in caso di difficoltà. Questo facilita di molto il lavoro e ci garantisce che il piano stilato sia realistico e studiato in base all’esperienza sul campo delle aziende che forniscono il servizio.

Progetti

Rischi da includere nel contingency plan di un evento

D: Quali elementi dovrebbero essere sempre inclusi in un contingency plan?

R: Nella pianificazione e nella gestione di un evento, le variabili e le potenziali problematiche sono infinite. Risulta dunque difficile poter indicare una categoria in particolare, ma si cerca sempre di valutare insieme al cliente e al fornitore quali siano le principali problematiche o quali siano gli aspetti fondamentali per la buona riuscita dell’evento a cui destinare la maggior parte del contingency plan. In sostanza è necessario stilare una lista di quelli che sono gli aspetti fondamentali più importanti per il cliente e prevedere per ognuno di questi un piano di riserva.

D: In Genius Progetti, chi sono le persone coinvolte nella pianificazione e nell’esecuzione del piano?

R: Solitamente è il Project Manager che, in fase di revisione, budgeting e preparazione del piano operativo cerca di stimare, con la supervisione del titolare, il contingency plan. In realtà è più un processo mirato alla valutazione dei rischi, che deve essere il più preciso e dettagliato possibile in modo da evitare sorprese al cliente finale.

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