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Contact usOrganizza meeting aziendali in Italia per i tuoi clienti, partner commerciali o distributori
Il tuo brand sta pensando di organizzare un meeting aziendale in Italia? Ecco alcuni suggerimenti per un’attenta pianificazione.
Pianificazione di meeting aziendali in Italia
Avere un professionista locale renderà più semplice l’organizzazione di un meeting aziendale in Italia. Molto probabilmente sarà un organizzatore di eventi o un’agenzia di eventi in grado di leggere il contratto della location, organizzare i fornitori e i requisiti di caricamento e preparare il programma.
Come agenzia di live communication italiana con sede a Sassuolo, in Emilia-Romagna, offriamo questi servizi professionali per meeting aziendali da eventi su larga scala a micro-eventi itineranti.
Cosa rende un meeting di successo?
I meeting aziendali non devono essere affari noiosi, sono un’ottima opportunità per creare comunità, condividere una nuova visione oppure i successi in comune, e offrire una visione per il futuro. Un’attenta pianificazione è la chiave per un meeting di successo che coinvolgerà i vostri clienti, partner commerciali e distributori. Contenuti e organizzazione sono fondamentali per mettere insieme l’intero meeting.
In questa guida esamineremo i suggerimenti per un meeting su larga scala che preveda una location fuori sede, come spazi congressuali o per riunioni non convenzionali, e uno che prevede invece un programma di più giorni con attività collaterali.
L'approccio alla pianificazione
Come tutti gli eventi aziendali, gli incontri aziendali dovrebbero prendere in considerazione il maggior numero possibile di variabili per non lasciare nulla al caso e garantire che i partecipanti siano guidati attraverso la migliore esperienza possibile.
I meeting aziendali hanno un potere trasformativo per definire veramente il tuo brand e motivare il tuo team a raggiungere gli obiettivi. In qualità di agenzia di eventi specializzata, Genius Progetti si avvicina a questo momento in modo che il contenuto e il formato parlino davvero ai tuoi ospiti.
Prima di iniziare a pianificare, ti suggeriamo lo sviluppo di un brief dell’evento in cui definisci i tuoi obiettivi per l’incontro e il pubblico di destinazione. Cosa speri di realizzare riunendo questo gruppo di persone? Qual è il messaggio generale che vuoi trasmettere?
Stai lanciando un nuovo prodotto? Stai entrando in una nuova era del business? O stai attraversando un momento difficile di ristrutturazione?
Come devono essere organizzati i meeting aziendali?
A seconda dei tuoi obiettivi, il programma, la location, l’atmosfera, i relatori, i contenuti e la durata dell’evento cambieranno. Tutti gli aspetti sono importanti nella creazione di un evento aziendale di successo che soddisfi i suoi obiettivi.
Anche l‘identificazione del tuo o dei tuoi target è fondamentale. Questo incontro è rivolto a dirigenti e personale, distributori esterni o team di vendita o clienti? Ognuna di queste categorie avrà esigenze e aspettative diverse sull’evento e sul tuo brand.
Aspetti da considerare per un incontro aziendale di successo
I seguenti aspetti da considerare sono utili nella creazione del brief dell’evento per delineare gli obiettivi e il target dell’incontro. Da qui puoi contattare Genius Progetti e vedere come possiamo portare il tuo brief alla realtà.
1. Obiettivo del meeting
Stabilire obiettivi precisi è il primo passo per iniziare una corretta pianificazione dell’evento. Lo scopo dell’evento deve essere chiaro dall’inizio.
2. Target
Conoscere le aspettative e le necessità del target dell’evento, degli ospiti che quindi vi parteciperanno, è un altro dettaglio fondamentale.
3. Tema o concept
Ideare un tema o un concept originali da utilizzare come fil rouge dell’intero evento renderà più semplice scegliere decorazioni, intrattenimento, luci, atmosfera per la serata.
4. Location e atmosfera
La location da sola non basta, per creare l’atmosfera giusta e il giusto mood per gli ospiti è necessario sapere come dosare decorazioni, musica, luci.
5. Durata
La durata dell’evento è una variabile molto delicata: un evento troppo lungo rende gli ospiti stanchi e annoiati, se invece è troppo breve, il rischio è di non essere ricordato.
6. App per eventi e registrazione
La registrazione degli ospiti deve essere affidata al personale dedicato alla loro accoglienza. In alternativa, se viene creata un’app per eventi, questa dovrebbe contenere una sezione per la registrazione.
7. Relatori ospiti
Un momento dedicato agli speech è sempre apprezzato dagli ospiti. È possibile organizzare sia speech del management che di ospiti esterni, qualcuno influente in quel particolare settore.
8. Contenuto e flusso
Il contenuto dell’evento deve essere pianificato con cura creando un programma per ogni macro momento previsto. Un programma dettagliato consentirà lo svolgimento senza problemi.
9. Take Aways
Quando è il momento di dire addio, offrire un piccolo regalo a tutti i partecipanti è un modo per assicurarsi che il brand e l’evento siano ricordati anche nei giorni e nelle settimane seguenti.
10. Misurare il successo
Il giorno successivo è quello dedicato alla misurazione del successo dell’evento, è anche tempo di procedere con l’invio di ringraziamenti per la partecipazione a tutti gli ospiti.
Questa è la nostra top dei dieci suggerimenti per iniziare, ovviamente un meeting deve anche prendere in considerazione i tempi per garantire che i giorni dell’evento non siano in conflitto con le festività nazionali o regionali e, naturalmente, il budget complessivo.
