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Contact usIl contingency plan: cos’è e perché è necessario per eventi aziendali
Qual è la cosa più importante da considerare quando si pianifica un evento aziendale? Gli imprevisti. È a questo che serve il Contingency Plan, il piano d’emergenza. Ne parliamo in maniera più approfondita con Daniele Melegari, Project Manager del nostro team.
In un periodo di grande incertezza, il team di Genius Progetti ha ideato un’alternativa per i brand che vogliono mantenere una relazione con i propri clienti o distributori pur trovandosi costretti a cancella o rimandare indefinitamente un evento. Il risultato è ‘IN | GENIUS’, un format per eventi digitali ibridi in grado di ottimizzare il know-how acquisito in 25 anni nel campo del marketing operativo con soluzioni che combinano al meglio gli aspetti degli eventi online a quelli degli eventi tradizionali.
Significato del contingency plan
D: Che cos’è il contingency plan?
R: Il contingency plan, o più volgarmente detto piano di emergenza, è un programma dettagliato che ogni azienda dovrebbe stilare, redigere e adattare per ogni progetto o investimento che si accinge ad affrontare. Esistono varie forme di contingency plan che si adattano al tipo di attività e di operatività in cui un’azienda è coinvolta. Declinato al settore eventi è un piano di emergenza che stabilisce come intervenire in caso di imprevisti.
Contingency plan: strategie per rimediare agli imprevisti
D: Perché è necessario un contingency plan durante l’organizzazione di un evento?
R: Il contingency plan è più che mai fondamentale in fase di organizzazione, pianificazione ed allestimento di un evento. Spesso, infatti, ci si trova a far fronte ad eventuali emergenze ed imprevisti che potrebbero creare ritardi, problemi o, addirittura, danni. Per mitigare l’entità di questi, ecco che subentra il contingency plan.
D: Puoi farci un esempio?
R: In fase di allestimento di un evento è da mettere in conto che possano verificarsi danni alle strutture dovuti ad errori umani o causati da eventi accidentali. Oppure può capitare di dimenticarsi o di esaurire una parte di materiali necessari all’allestimento. Ovviamente tali materiali devono essere immediatamente rimpiazzati per non tardare con la tabella di marcia. Il ruolo del project manager è quello di preventivare o provvedere a risolvere i danni che si sono verificati. Queste operazioni comportano ovviamente delle spese: qui subentra il fondo o piano di emergenza.
D: In che modo Genius Progetti crea un contingency plan per eventi aziendali?
R: Il modo migliore per avere un contingency plan adatto alle nostre necessità è quello di collaborare con fornitori che prevedano, a loro volta, un piano di emergenza. Che garantiscano quindi alternative valide in caso di difficoltà. Questo facilita di molto il lavoro e ci garantisce che il piano stilato sia realistico e studiato in base all’esperienza sul campo delle aziende che forniscono il servizio.
ProgettiRischi da includere nel contingency plan di un evento
D: Quali elementi dovrebbero essere sempre inclusi in un contingency plan?
R: Nella pianificazione e nella gestione di un evento, le variabili e le potenziali problematiche sono infinite. Risulta dunque difficile poter indicare una categoria in particolare, ma si cerca sempre di valutare insieme al cliente e al fornitore quali siano le principali problematiche o quali siano gli aspetti fondamentali per la buona riuscita dell’evento a cui destinare la maggior parte del contingency plan. In sostanza è necessario stilare una lista di quelli che sono gli aspetti fondamentali più importanti per il cliente e prevedere per ognuno di questi un piano di riserva.
D: In Genius Progetti, chi sono le persone coinvolte nella pianificazione e nell’esecuzione del piano?
R: Solitamente è il Project Manager che, in fase di revisione, budgeting e preparazione del piano operativo cerca di stimare, con la supervisione del titolare, il contingency plan. In realtà è più un processo mirato alla valutazione dei rischi, che deve essere il più preciso e dettagliato possibile in modo da evitare sorprese al cliente finale.
